Desde la aparición del Covid 19 han cambiado mucho las cosas en nuestras vidas. Lamentablemente, este virus se ha cobrado la vida y la salud de demasiadas personas. Y además de afectar a la salud, nos ha obligado a cambiar los hábitos en nuestro día a día. Entre otras cosas, el confinamiento provocado por el estado de alarma nos ha llevado a todos a encerrarnos en nuestras casas, en nuestros domicilios y, en algunos casos, en el barco.José Mª Serra
Este inesperado escenario ha obligado a la mayoría de las empresas a habilitar el trabajo para sus empleados. Y los usuarios, también de forma obligada, han tenido que adoptar herramientas de teletrabajo, que en muchos casos no habían utilizado nunca, o si lo hacían era de forma puntual y ocasional, o para salir del paso en vacaciones o fines de semana.
Ahora este formato de trabajo a distancia se ha convertido en una necesidad, en un medio indispensable para las empresas y para las personas, por lo que no puede convertirse en un obstáculo, lento y engorroso en su uso.
Llegar a equiparar al 100% el sistema de trabajo de la oficina con el de otra ubicación es complicado, pero acercarse al 99% hoy en día sí que es posible. Las nuevas tecnologías, los sistemas basados en la nube y las plataformas de movilidad facilitan mucho el conseguir este objetivo.
¿Cómo consideramos que un sistema de teletrabajo es óptimo? ¿Qué parámetros debemos tener en cuenta para saber si el sistema adoptado es el óptimo? Sin duda el mejor escenario será el que más se acerque a ese 100% de equivalencia con desempeñar el trabajo en el puesto habitual en la empresa.
El escenario óptimo es aquel que cumple estos 10 requisitos:
- Facilidad de establecer la conexión
La forma de establecer la conexión ha de ser fácil, rápida, sin engorros, con uno o dos pasos como máximo. En algunos casos tenemos que pasar por varios sitios para llegar al acceso al que normalmente llegaríamos en un salto, y perdemos tanto tiempo que se nos hace pesado comenzar a trabajar. Tiene que ser igual de rápido que en el puesto habitual.
- Seguridad en la conexión
Una vez conectados, la transmisión de datos ha de ser segura, encriptada, protegida de posibles ataques externos, robo de información, contraseñas, datos bancarios… Aunque pensemos que nuestra información no le importa a nadie, la realidad es que cualquier dato robado hoy en día es un bien preciado para cualquier hacker.
- Antivirus y antimalware
Todas las empresas tienen sistemas de protección antivirus y antimalware para los equipos que forman parte de su infraestructura. Todos los servidores, ordenadores, portátiles y demás recursos compartidos están protegidos. Pero esta protección se pierde cuando un usuario accede al sistema desde un ordenador ajeno a la organización, desde su casa, o de un tercero, sin saber si tiene el antivirus actualizado, o si tiene troyanos u otro malware que se pueden extender sin quererlo al conectarse desde ese equipo a los sistemas de la empresa.
Un sistema óptimo ha de separar y aislar el equipo usado en la conexión, de forma que, aunque dicho equipo pueda estar infectado, no afecte a la seguridad de los sistemas a los que se conecta.
- Acceso a todos los recursos
Necesitamos tener acceso a todos los recursos, todas las carpetas, aplicaciones, servidores y otros elementos a los que tenemos acceso desde nuestro puesto de trabajo habitual.
La situación óptima es la que nos ofrece acceso dichos recursos de la misma forma que lo haríamos en situación normal, y sin notar diferencia por el hecho de estar fuera de la oficina.
- Alta velocidad de conexión durante toda la sesión de trabajo
Si tenemos acceso a todo, pero la velocidad de conexión es lenta, nuestra productividad bajará de forma proporcional a la baja velocidad, e incluso puede llegar a desesperarnos.
La velocidad de trabajo ha de ser la misma independientemente de donde accedamos, e incluso tampoco tiene que depender mucho de la calidad de la línea de acceso que usemos. Existen escenarios, como en el barco, donde la calidad de la conexión no siempre será alta. El sistema de teletrabajo tiene que ser capaz de optimizar al máximo esa conexión y obtener el mejor rendimiento posible.
- Continuidad en el trabajo
Si estamos teletrabajando, en casa, en el barco, o donde sea, es más posible que tengamos interrupciones por llamadas, tareas u otras obligaciones o requerimientos que nos haga tener que dejar lo que estamos haciendo para continuarlo después. En nuestro puesto habitual dejamos el ordenador en marcha para ir a una reunión, por ejemplo, y al volver seguimos en el punto donde estamos, pero teletrabajando es posible que necesitemos apagar el ordenador o moverlo, y queremos también volver al punto donde lo hemos dejado.
Esta necesidad es una de las más importantes, dar continuidad a lo que estamos haciendo, en cualquier momento, desde cualquier ubicación y sin perder nada.
- Protección eléctrica
En las empresas es habitual tener el sistema eléctrico protegido ante desconexiones, pero en el barco es posible que nos quedemos puntualmente sin electricidad, ya sea en el puerto, fondeados, con el generador o un convertidor. Todos sabemos que la electricidad es un bien preciado a bordo, y que su continuidad no es la misma de la que tenemos en el trabajo.
El sistema de teletrabajo ha de estar preparado para fallos eléctricos, micro cortes o cualquier otra desconexión, de forma que podamos volver a conectarnos en el punto donde estábamos, y sin perder nada.
- Pantalla de acceso exactamente igual
Una de las primeras cosas que se nos viene a la vista cuando nos conectamos desde fuera es eso de “es que en el despacho tengo otros iconos y otros accesos”.
El teletrabajo óptimo es el que mantiene el mismo escritorio para el usuario siempre, desde cualquier ubicación.
- Redimensión de pantalla
Las dimensiones de las pantallas no siempre son las mismas. Es posible que en el trabajo tengamos una pantalla grande, o dos, y que en casa tengamos otra pantalla más pequeña o con otro formato, y a bordo un portátil o un iPad. El sistema se ha de adaptar de forma automática a la dimensión de la pantalla o pantallas desde las que nos conectamos, optimizando las aplicaciones e incluso la disposición de los iconos.
- Sin requerimientos ni instalaciones previas, desde cualquier dispositivo
Y el último de los requisitos es la opción de poder trabajar desde cualquier equipo, sea PC con Windows, Mac, iPad, e incluso que sea independiente de las prestaciones del equipo. Aunque nos conectemos desde un equipo lento, tenemos que trabajar con los recursos del sistema al que nos conectamos, que siempre serán mejores que los del equipo local.
Un buen sistema de teletrabajo además no requiere que tengamos que preparar previamente el equipo a usar. Ha de ser transparente y debe permitir conectarnos sea cual sea el equipo.
¿Qué sistema cumple estos 10 requerimientos?
Existen muchas formas de teletrabajar. Normalmente nos conectamos por VPN (Virtual Private Network) a la empresa, y tenemos acceso a los documentos, aplicaciones, correo, y otros recursos locales o en la nube. Pero el sistema perfecto es el que cumple los 10 requerimientos, y existe desde hace años. Este escenario se llama “Escritorio Virtual”, y consiste en tener un ordenador virtual para cada usuario, y que sea siempre el mismo, independientemente desde donde se conecta, sin distinguir trabajo, casa o barco, con recursos a medida, alta disponibilidad, y cumpliendo cada uno de los 10 puntos que hemos hablado anteriormente.
Se trata de tener todo el entorno de la empresa en un modelo en la nube, incluyendo los ordenadores de cada usuario, los servidores de aplicaciones, servidores de ficheros y cualquier otro recurso. El producto se llama Arsys Virtual Desktop.
Con este producto, se consigue que todas las personas de una misma empresa, sea cual sea su localización, ciudad, país o punto de conexión remota, estén trabajando en una misma oficina virtual de dimensiones infinitas, y por tanto también de posibilidades infinitas.
Además, debido a que se eliminan los servidores y equipamientos de las empresas, se produce un ahorro importante, entre otras cosas, en mantenimiento, electricidad y aire acondicionado.
Como todos los servicios hoy en día, se trata de un pago por uso, es decir, se paga por usuario. El coste aproximado es de 40 euros/usuario/mes. Y no tiene ni mínimos ni máximos ni permanencias. Se puede contratar para un solo usuario o para una empresa de miles de usuarios. Los 10 requerimientos se cumplen igual, independientemente de la dimensión contratada.
¿Dónde se contrata este servicio?
En Deinfo (www.deinfo.es) llevamos más de 30 años proporcionando soluciones tecnológicas, y estos últimos 5 años nos hemos especializado en este modelo de infraestructura, desplegando instalaciones en diferentes sectores, entornos y dimensiones, incluso en entornos náuticos.
Los usuarios y empresas que disponían de este sistema antes del Covid 19 no han notado ninguna diferencia en su modo de trabajo. Otras empresas han dado el salto durante el confinamiento y otras ya están planificando un cambio inmediato.
No tenemos que olvidar que el teletrabajo hay que enfocarlo como una opción de mejora de calidad de vida. La actual situación de confinamiento nos ha llevado a que sea una obligación, más que una opción. Si podemos hacer que esta obligación sea más cómoda y fácil, podrá también ser una mejora en la calidad de vida, y por qué no a bordo.
El autor es Capitán de Yate y licenciado en Informática, gerente de Deinfo Servicios informáticos.
